Nieuws deelnemers

Reserveringssysteem voor flexwerkplekken

Volgens onderzoek van NRC werken we straks, als het weer mag, nog maar de helft van de tijd op kantoor. Voor veel bedrijven is dat een uitdagende opgave, want wat moet je allemaal regelen om de terugkeer naar kantoor zo soepel mogelijk te laten verlopen? En hoe combineer je dat straks met het thuiswerken? Een flexwerkplek-reserveringssysteem biedt uitkomst.

Geen gemakkelijke opgave dus, en het was dan ook aanleiding voor een logistiek on demand-bedrijf met meer dan 370 werknemers dat actief is in drie verschillende landen (Spanje, Groot-Brittannië en Frankrijk), om hulp te vragen bij dit proces. Al snel was men ervan overtuigd dat ze een flexwerkplek-reserveringssysteem moesten inzetten als de meest efficiënte en kosteneffectieve manier om het bedrijf klaar te maken voor het ‘nieuwe normaal’.

Binnen een maand zijn de plattegronden van de drie verschillende internationale kantoren ontworpen, zijn de 182 boekbare bureaus aan het systeem gekoppeld en is het flexwerkplek-reserveringssysteem, inclusief de thuiswerkomgeving, in alle drie de landen tegelijkertijd gelanceerd. Om in kaart te brengen hoe het systeem door de 370 medewerkers wordt ervaren, is een korte enquête gehouden en de resultaten zijn indrukwekkend te noemen:

  • 80% van de werknemers geeft aan dat het flexwerkplek-reserveringssysteem tijdwinst oplevert doordat ze snel, met slechts één klik, een beschikbaar en veilig bureau kunnen reserveren en dat zelfs in de verschillende landen waarin ze zijn gevestigd.
  • 80% van de werknemers geeft aan dat ze het systeem zeer gebruikersvriendelijk vinden omdat het zowel via desktop als op de mobiele telefoon beschikbaar is. Ze hebben geen extra apparatuur nodig om een werkplek te reserveren of aan te geven dat ze die dag vanuit huis werken.
  • 50% van de medewerkers geeft aan dat het werkplek-reserveringssysteem hun een veilig gevoel geeft doordat zij voor aankomst al weten welke bureaus beschikbaar zijn en hoe ze die kunnen bereiken zonder al te veel onnodige interacties met collega’s.
  • 50% van de medewerkers zegt dat het systeem vooral erg handig is doordat ze duidelijk kunnen zien welke bureaus en ruimtes beschikbaar zijn. Maar bovenal dat ze meteen zien welke collega’s die dag vanuit huis aan het werk zijn en wie er op kantoor zijn.
  • 80% van de werknemers zegt dat het gemakkelijker is om de kantoorfaciliteiten te beheren doordat collega’s nu met een duidelijke reden naar kantoor gaan en dat is met name om collega’s en klanten persoonlijk, maar op een veilige afstand, weer te zien en te spreken.

Banner nieuwsbank