Kennisbijdragen

Data voor een optimale bezetting van werkplekken

Door de corona-pandemie zijn wij ons ervan bewust geworden, dat een betere bezetting van de werkplekken een enorm besparings- en verbeteringspotentieel biedt. Gemiddeld 40-50 procent van de werkplekken op kantoor was al onbezet, met de pandemie zijn die cijfers zeker niet verbeterd, integendeel. Door de opkomst van (verplicht) telewerken en ‘hybride’ werken is de bezettingsgraad nog verder gedaald. Die leegstand is qua kosten en duurzaamheid niet efficiënt.

Alles wijst erop dat de bezetting van werkplekken lager en minder voorspelbaar zal blijven na de pandemie. Het is dan ook niet verrassend dat veel bedrijven overwegen om over te schakelen van vaste (toegewezen) zitplekken naar flexplekken. Na de pandemie zullen dynamische werkconcepten ondersteund door digitale technologie waarschijnlijk steeds meer ingang vinden.

Meet bezetting werkplekken

De manier waarop in onderbenutte ruimtes wordt gesnoeid, mag niet ten koste gaan van de medewerkersbeleving. Een slimme aanpak begint met het meten van het evoluerende gebruik van gebouwen om inzichten te krijgen. Vastgoedbeheerders moeten in staat zijn om weloverwogen beslissingen te nemen over hun gebouwportfolio, op basis van betrouwbare gegevens. Dat is waar het Internet of Things (IoT) om de hoek komt kijken. Sensoren kunnen gegevens over de bezetting en benutting van werkplekken systematisch, objectief en anoniem in kaart te brengen.

De mogelijkheden zijn eindeloos. Zo zijn er eenvoudige bewegingssensoren die aangeven wanneer een ruimte, bureau of stoel bezet is. Maar er zijn ook meer geavanceerde sensoren aan het plafond die meten hoeveel mensen in een bepaalde ruimte aanwezig zijn en waar ze zich bevinden. Deze gegevens worden verwerkt, veilig opgeslagen in de cloud en geanalyseerd. Belangrijker nog: ze worden visueel weergegeven op plattegronden en analytische dashboards. Deze geven een nauwkeurig beeld van hoe kantoorgebouwen gedurende de dag worden gebruikt.

Visie voor werkplekken

Gebruiksgegevens die over een langere periode zijn verzameld, kunnen een antwoord bieden op vragen zoals:

  • Hoeveel mensen gebruiken het kantoor? Wat zijn de piekuren en -dagen?
  • Moet ik mijn kantoor vergroten of verkleinen? Zo ja, in welke mate?
  • Hoe mobiel zijn de medewerkers op kantoor? Zitten ze het grootste deel van de dag aan hun bureau of verplaatsen ze zich over verschillende soorten ruimtes?

Naast het registreren van de bezetting, kan ook de luchtkwaliteit en comfort worden gemeten. Door die gegevens te correleren, blijkt soms dat medewerkers bepaalde ruimtes vermijden. Bijvoorbeeld omdat ze te warm, koud, of benauwd zijn. Als de resultaten erop wijzen dat gebouwen onderbenut zijn, kunnen gebouwbeheerders besluiten om overbodige ruimte te schrappen, onder te verhuren of een andere invulling te geven. Eventueel kunnen ze zelfs bezuinigen op hele verdiepingen van het gebouw. Toegepast op een hele portefeuille van gebouwen kan de monitoring van het ruimtegebruik een enorm en snel rendement op de investering opleveren.

Toch helpen gebruiksinzichten niet alleen om de kantooroppervlakte te optimaliseren: ze kunnen ook dienen als bron van informatie voor het herinrichten van de ruimtes en bij het ontwerp van nieuwe gebouwen. Als uit de gegevens blijkt dat medewerkers zeer mobiel zijn en de voorkeur geven aan samenwerkingsruimtes, dan kunnen dit soort ruimtes worden uitgebreid in nieuwe ontwerpen. Als blijkt dat medewerkers de voorkeur geven aan werkplekken in de buurt van ramen of kamerplanten, dan kunnen zaal- en zitplaatsinrichtingen in toekomstige ontwerpen hierop worden gebaseerd.

Real-time assistentie

Hoe dichter je bij een optimale of piekbezetting van werkplekken komt, hoe belangrijkers het wordt om ook de gebouwgebruikers met digitale technologie te ondersteunen. De gegevens die door sensoren verzameld worden, kunnen via telefoonapps en andere devices in realtime ter beschikking worden gesteld aan gebouwgebruikers. Zij zien dan in een oogopslag waar een geschikte vergaderruimte vrij is, ook al is dat op een andere verdieping.

In een flexibele, gedeelde werkomgeving zorgt de functionaliteit van zo’n app voor een soepele navigatie aan de hand van digitale plattegronden. Zoekfuncties helpen gebruikers bijvoorbeeld te achterhalen waar collega’s of beschikbare ruimtes zich bevinden. Maar ook welke ruimtes beschikbaar zijn, welke voorzieningen aanwezig zijn en hoe het zit met het binnenklimaat. Dankzij een reserveringsfunctie kunnen gebruikers de gewenste ruimte ook boeken waardoor ze hun dag vooruit kunnen plannen.

Een praktijkvoorbeeld

Nog voor de pandemie heeft AXA Belgium een ruimte-optimalisatieproject doorgevoerd in zijn 50.000 m² grote nieuwe hoofdkantoor in het centrum van Brussel. Door gebruiksgegevens te analyseren met behulp van 1.850 sensoren, slaagde het managementteam van AXA erin een flexwerkplekratio te realiseren van 0,6 (6 gedeelde desks per 10 werknemers). Daarnaast werd een comfortabele en productieve werkomgeving gecreëerd. Op het hoofdkantoor van AXA in Brussel werken meer dan drieduizend mensen, wat de jaarlijkse winst van het project op 2,4 miljoen euro bracht. De lagere voetafdruk van het gebouw door het geoptimaliseerde gebruik vertaalt zich ook in minder energie- en schoonmaakkosten. Naast de impact op het budget, heeft de vermindering van de oppervlakte AXA ook geholpen om een BREEAM-certificaat voor duurzaamheid te behalen.

Meer informatie
Banner nieuwsbank