Kennisbijdragen

Digitalisering van onderhoudsbeheer bespaart tijd en ..

Digitalisering van onderhoudsbeheer levert tijdwinst en kostenbesparingen op. Door de almaar stijgende bouw- en materiaalkosten, de knelpunten bij de oplevering van een project en de vaak erg diverse onderhoudswerkzaamheden is efficiënt onderhoudsbeheer inmiddels een flinke uitdaging geworden voor facility managers, gebouwbeheerders en vastgoedeigenaren. Die kunnen ze oplossen met behulp van een Computerized Maintenance Management Systems. Dergelijke geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen zorgen voor een transparant en effectief proces en kwaliteitsborging in aanzienlijk kortere tijd.

Bij geen enkel onderdeel in de levenscyclus van een gebouw speelt kostenbeheersing zo’n belangrijke rol als bij gebouwbeheer en bij geen enkele, andere activiteit worden zoveel gegevens gegenereerd als bij de exploitatie van onroerend goed. Door digitalisering van die processen worden ze geoptimaliseerd en kunnen behoorlijke kosten- en tijdbesparingen gerealiseerd worden.

Van oudsher waren gebouwbeheerders en vastgoedbedrijven niet bovenmatig geïnteresseerd in digitalisering en was hun behoefte aan uniforme datastructuren niet erg groot. Maar dat begint te veranderen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat steeds meer gebouwbeheerders en facility managers budgetten reserveren voor digitaliseringsprojecten. De belangrijkste beweegredenen hiervoor zijn mogelijke kostenbesparingen, economische efficiency en verbetering van de concurrentiepositie. Een ander belangrijk motief is de grotere transparantie die ontstaat door de digitalisering van processen. Dat werd met name duidelijk tijdens de coronapandemie, toen de druk om te digitaliseren en de noodzaak om hybride te werken behoorlijk toenam.

Computerondersteund onderhoud
Met name bij het onderhoud van gebouwen en installaties op decentrale locaties is het belangrijk om het proces strak in te regelen. Dat begint met het nauwgezet vastleggen van de staat van de gebouwen, maar omvat bijvoorbeeld ook de prioritering en de snelle verwerking van storingsmeldingen en het beheer van verbouwingsprojecten.

Computerized Maintenance Management Systems – ofwel CMMS – zijn softwareprogramma’s die dergelijke facility managementtaken ondersteunen door middel van workflows die de cyclus van inspectie, testen, reparatie en onderhoud in goede banen leiden. Het snel melden en verhelpen van storingen en het tijdig uitvoeren van de noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden – en dus ook het automatisch bewaken van deadlines – is daarbij van groot belang. Daarnaast is een gedegen documentatie van alle werkzaamheden logischerwijs onmisbaar.

Best practice
Door sommige bedrijven wordt een CMMS-oplossing ingezet voor verschillende onderhoudsbeheerprocessen. Aan het begin van het traject – vaak al bij de aankoop van onroerend goed – maken zij een digitale inventarisatie van het object op om een goed beeld te krijgen van de technische staat van een gebouw en om te kunnen voldoen aan de technische due diligence. Dat gaat heel snel, mede omdat plattegronden eenvoudig in het systeem kunnen worden geüpload. Met een druk op de knop van een smartphone, tablet of pc kunnen bovendien gemakkelijk notities aan de digitale plannen toegevoegd worden. Mede dankzij deze eenvoudige set-up kunnen bedrijven het systeem ook gebruiken om tijdens de jaarlijkse gebouwinspecties alle schade, mankementen en de noodzakelijke onderhoudsactiviteiten vast te leggen. De werkzaamheden worden vervolgens geprioriteerd al naar gelang de vereiste snelheid of actie (korte termijn, middellange termijn, lange termijn, alleen in de gaten houden). De verbeterpunten voor de korte termijn punten worden direct in het systeem opgevolgd en bij de volgende inspectie worden de punten van de overige categorieën opnieuw gecontroleerd en zo nodig in een andere categorie ingedeeld.

Ticketsysteem
Het CMMS is een soort ticketsysteem. Bij het aanmaken van een ticket kunnen zowel tekst als spraakberichten en foto’s worden gebruikt en alle acties die met de werkzaamheden te maken hebben, kunnen heel eenvoudig in het CMMS meegenomen worden.
Wanneer een ticket wordt aangemaakt voor een actie die op de korte termijn uitgevoerd moet worden, worden de juiste personen – dus ook externe toeleveranciers – meteen met behulp van een pushbericht of een e-mail op de hoogte gesteld en krijgen zij direct toegang tot de verzamelde informatie. Doordat alle rollen, verantwoordelijkheden, deadlines, voortgangsrapportages en alle andere relevante informatie altijd en in principe voor alle betrokkenen beschikbaar zijn, kunnen alle werkzaamheden in de logische volgorde en op een begrijpelijke manier in het systeem worden vastgelegd en in de digitale planning

weergegeven worden. Zodra de status van een taak verandert, worden alle verantwoordelijken direct op de hoogte gebracht. Zo zijn niet alleen opdrachtgevers en opdrachtnemers, maar ook alle andere projectdeelnemers altijd op de hoogte van hun rollen, rechten en taken; waar ze zich ook bevinden.

Virtueel defectbeheer
Woningbouwverenigingen kunnen een CMMS-oplossing inzetten om de wensen van huurders vast te leggen, die tijdens inspecties en onderhandelingen naar voren komen. Bij een verbouwing ontstaan er bijna dagelijks nieuwe situaties en to-do’s die nog moeten worden ingepland, uitgezet en opgelost. Deze kunnen direct ter plaatse worden vastgelegd in het CMMS-systeem, waarna de desbetreffende tickets op de juiste manier afgehandeld kunnen worden.

Een CMMS is ook zeer geschikt om storingsmeldingen te beheren en defecten op te lossen. De ontvangst en indeling van foutmeldingen en de toewijzing aan interne medewerkers of externe dienstverleners kan op basis van de vastgestelde prioriteiten eenvoudig met het ticketsysteem worden afgehandeld. Ook in het kader van bouwkundige keuringen en voor de documentatie van de brandbeveiligingsmaatregelen is deze functie uiterst handig. Alerts zorgen ervoor dat de verantwoordelijke zijn planning naleeft en de actuele status van de werkzaamheden kan altijd worden opgevraagd en gedocumenteerd. De vereiste logboeken en rapporten kunnen met één druk op de knop in de lay-out van de gebruiker worden gegenereerd, waardoor weer extra tijd wordt bespaard.

Efficiencywinst
Omdat tickets digitaal aangemaakt en beheerd kunnen worden, levert het onderhoudsbeheer ‘nieuwe stijl’ tal van voordelen op, waaronder aanzienlijke tijdsbesparingen. Er zijn voorbeelden van bedrijven, die hun onderhoudsworkload door het gebruik van een dergelijke tool met gemiddeld zeven uur per week verlaagd hebben.

Bedrijven kunnen echter vooral tijdwinst boeken omdat er minder administratieve nazorg op kantoor nodig is, omdat alle gegevens en taken in het veld digitaal worden vastgelegd en consistent worden gedocumenteerd. Door het gebruik van een CMMS-oplossing kunnen ook misverstanden in het taakbeheer voorkomen worden, omdat medewerkers taken direct op de juiste plek in de plattegrond kunnen terugvinden en die kunnen aanvullen met bijvoorbeeld foto’s en spraakberichten. Dankzij de nauwkeurige documentatiemogelijkheden is het heel eenvoudig om de status van bepaalde problemen zoals scheuren in muren of de kwaliteit van het schilderwerk over langere termijn bij te houden. De gratis aansluiting van werklieden en toeleveranciers levert belangrijke informatie over opleveringen en deadlines op. Dubbel werk wordt voorkomen door realtime registratie en monitoring van de werkzaamheden, zodat alle projectdeelnemers op elk moment de exacte status van een project kunnen inzien.

Het bijhouden van to-do-lijstjes op papier en onoverzichtelijke Excel-bestanden behoren tot het verleden. Door de eenvoudige aansluiting op bestaande processen en de snelle set-up voor het eerste gebruik, bieden digitale tools voor onderhoudsbeheer een ideale mogelijkheid om een snelle en effectieve start met de digitalisering van bedrijfsprocessen te maken.

Over de auteur:

Jesper de Vries is country manager Nederland van PlanRadar, een van de toonaangevende ConTech SaaS-oplossingen voor digitale documentatie en communicatie in bouw- en vastgoedprojecten. De technologie wordt onder andere gebruikt voor constructiedocumentatie, defect- en taakbeheer, certificeringen, onderhoud en opleveringen.

Meer informatie

Banner nieuwsbank