Kennisbijdragen

Verwerk vertrouwelijke gegevens

Wat kan er gebeuren als vertrouwelijke gegevens op straat komen te liggen? Als een partij afgekeurde goederen toch opduikt in de ambulante handel, of voormalige bedrijfskleding misbruikt wordt door onbekenden? In zulke gevallen biedt reguliere (afval)verwerking helaas niet altijd voldoende garantie. Gelukkig zijn er concepten die die garant staan voor een 100% vertrouwelijke verwerking van confidentiële documenten, gegevensdragers en producten, in een streng gecontroleerd proces.

Waarom?
Grofweg zijn er vijf redenen om bepaalde producten vertrouwelijk te verwerken:

1.Bescherming van mens- en milieu
Producten die mogelijk gezondheidsrisico’s voor mens en milieu opleveren en niet de markt mogen bereiken. Het gaat dan bijvoorbeeld om producten met fouten, verlopen houdbaarheidsdata of verkeerde verpakkingen.

2.Imagobescherming
Producten die de kwaliteitscontrole niet doorkomen en niet verkocht mogen worden om de goede reputatie als bedrijf te beschermen.

3.Merkbescherming
Verouderde modellen, prototypes of reserveonderdelen die niet meer mogen worden gebruikt om het merk en de economische waarde daarvan te beschermen.

4.Fraudepreventie
Fraudegevoelige materialen, zoals papier, digitale informatiedragers of afgeschreven bedrijfskleding, die vertrouwelijk moeten worden verwerkt om bedrijfscriminaliteit, ongewenste concurrentie of financieel misbruik te voorkomen.

5.Naleving douanewetgeving
Goederen die nog niet zijn ingeklaard in de EU en niet op de markt kunnen of mogen worden gebracht.

Inzet van containers
Om restmaterialen en producten beveiligd in te zamelen, worden speciale, volledig gesloten en te verzegelen containers gebruikt. Ook het voertuig dat deze materialen vervoert, is hierop aangepast. Het transport gebeurt onder toezicht en met speciaal gescreende chauffeurs, waarbij materialen beveiligde verwerkingslocatie worden gebracht.

Strenge richtlijnen
De centrale verwerkingslocatie bestaat uit een volledig afgesloten, beveiligd terrein met camerabewaking en procesmonitoring. Elke bezoeker wordt geregistreerd en daarbij worden strenge richtlijnen gehanteerd om de vertrouwelijkheid van materialen en producten te waarborgen:

  • Gescreende medewerkers
  • Verplichte bezoekersregistratie
  • Afgesloten terrein
  • Volledig gesloten gebouwen
  • Cameraregistratie en procesmonitoring

Bepaalde partijen of goederen vereisen soms verder maatwerk. Denk daarbij aan:

  • Track & trace
  • Verzegeling
  • Meekijk- en controlefunctie
  • Beveiligde opslag
  • Overdrachtsformulieren
  • Transportbegeleiding
  • Persoonlijk toezicht Vernietiging onder BOD (Behandeling Onder Douanetoezicht), of een deurwaardersexploot

Bepaalde partijen of goederen vereisen soms verder maatwerk. Denk daarbij aan:

  • Track & trace
  • Verzegeling
  • Meekijk- en controlefunctie
  • Beveiligde opslag
  • Overdrachtsformulieren
  • Transportbegeleiding
  • Persoonlijk toezicht Vernietiging onder BOD (Behandeling Onder Douanetoezicht), of een deurwaardersexploot

Vastgelegde, gecertificeerde processen
Om vertrouwelijke inzameling en verwerking te garanderen, zijn processen vastgelegd en ISO 9001-, ISO 14001-, OHSAS 18001-, WEELABEX-, PSO (1)-, CA+A/D (Archief en data vernietiging)- en CA+ PV (Product vernietiging)-gecertificeerd. Ook kan op verzoek een vertrouwelijke verwerkingsverklaring worden afgeven. Hiermee is alles in het werk gesteld  om gegevens vertrouwelijk te verwerken en daarmee te voldoen aan de Algemene gegevens verordening (AVG).

Verwerkingstechnieken
Voor al die materialen, die niet door wie dan ook kunnen worden gebruikt, zijn er  geëigende, vertrouwelijke en veilige verwerkingstechnieken. Dat vindt altijd plaats onder scherp toezicht. In gesloten gebouwen wordt alles volgens de strengste richtlijnen en met specifieke technologie verwerkt, om vervolgens zoveel mogelijk restmaterialen een nieuw leven te geven in de vorm van grondstoffen of als bron voor energie.

1.Shredderen
2.Snijden
3.Persen
4.Versnipperen
5.Verbranden

Materialen waarvoor geen recycling mogelijk is, worden verbrand. Met de vrijgekomen warmte wordt energie opgewekt.

Verwerkingsverklaring
Een vertrouwelijke verwerking van materialen, ook zwart op wit. Een duidelijk bewijs voor elke partij goederen die wordt verwerkt.  

Op de vertrouwelijke verwerkingsverklaring worden de volgende onderdelen verwerkt:

  • Omschrijving van de verwerkte partij
  • Omschrijving van de soort verwerking
  • Datum van verwerking
  • Verwerkingslocatie én de herkomst
  • Handtekening van de verantwoordelijke op de verwerkingslocatie

Op deze wijze is een goede verwerking en afhandeling gegarandeerd.

Meer informatie
Banner nieuwsbank