Kennisbijdragen

Waarom een FMIS nooit geld kost?

Een Facility Management Informatie Systeem of FMIS ondersteunt mensen bij het zo soepel mogelijk laten draaien van hun organisatieAls een organisatie wat groter, dynamischer of ingewikkelder is, dan kan het ondersteunen ervan niet meer met mailtjes, een centrale agenda en allerlei spreadsheets die hier en daar rondzwerven.

Natuurlijk doet iedereen zijn best, maar je kunt als geoliede organisatie niet alleen vertrouwen op goede bedoelingen en ervaring. Een FMIS oftewel facility management software, helpt je bij al die ondersteunende processen, maakt ze inzichtelijk, transparant en beter voorspelbaar. Een FMIS is geduldig en vergeet nooit iets. Het biedt een centrale plek voor alles wat er nodig is.

Een goed FMIS dicteert niet hoe je als organisatie moet werken, dat bepaal je zelf wel. Een FMIS moet lekker passen bij de (gewenste) cultuur, ambitie en mogelijkheden. Van traditionele degelijke organisaties tot een hippe club: in de kern hebben ze dezelfde ondersteuningsbehoefte, maar dan anders. In een ondersteunende organisatie met een goed FMIS maken de mensen het verschil met hun sterke kanten en persoonlijke touch, terwijl alles wel soepel geborgd en inzichtelijk is. Waar je als mens niks hebt toe te voegen: dat mag best helemaal vanzelf.

Voordelen van een FMIS

Professionals, de mensen op de servicedesk, de receptie, beveiliger, inkoper, contractbeheerder, cateraar, parkeerbeheerder, inspecteur, onderhoudsplanner, etc, zien het geheel vanuit een gezichtspunt dat past bij hun behoefte en werkzaamheden. Achter het scherm komt alles

netjes bij elkaar, waardoor centrale integrale management informatie beschikbaar is waarop strategische besluiten op kunnen gebaseerd voor verdere optimalisaties. Het kan immers altijd nog beter.

Een centraal FMIS heeft ook als voordeel dat informatie uit verschillende bronnen kan worden gecombineerd. Sensorinformatie van bezoekersaantallen, bezetting, temperatuur en beschikbaarheid kan worden gecombineerd met wat er speelt of wat er gepland wordt. Overstappen naar activitybasedworking of hybride werken of welke trend of virusmaatregelen er ook ineens opduiken, er zijn veel ingrediënten al aanwezig waardoor snel omschakelen mogelijk is. Daarom moet een goed FMIS een solide basis hebben en altijd flexibel blijven, dat je het gemakkelijk zelf kunt aanpassen aan de veranderende omstandigheden.

Wat kost een FMIS?
Een FMIS levert geld op. Interne processen lopen gesmeerder, alles is traceerbaar en alles wat direct kan, gaat direct. In heel veel gevallen kun je –als je FMIS intuïtief genoeg is- dingen gewoon overlaten aan de medewerkers zelf. Dingen bestellen binnen je mandaat, voorzieningen reserveren, toegang regelen, nieuwe medewerkers onboarden, dat kun je –als je mag- gewoon zelf regelen. De kosten van een FMIS zijn afhankelijk van de inzet en de grootte van de organisatie en de mate waarin het in het specifieke geval geïntegreerd moet worden met processen en systemen en dergelijke. In ieder geval levert een FMIS altijd meer op dan het je kost, dus de investering waard.

Meer informatie
Banner nieuwsbank