Kennisbijdragen

Zo haal je het meest uit je gebouwen

Door Rob van Gemert

Digitalisering zit in een stroomversnelling en speelt een steeds grotere rol in het optimaliseren van gebouwen en facilitair beheer. Zeker in het licht van trends zoals de hybride werkplek, de war for talent, nieuwe verdienmodellen, eisen rond duurzaamheid en de energietransitie, kunnen we niet meer om digitalisering heen.

Bedrijven beseffen dat zij niet langer kunnen aanvaarden dat hun gegevens gefragmenteerd, achterhaald of niet geïntegreerd zijn. Op basis van verouderde, onbetrouwbare informatie kun je natuurlijk geen proactief beleid voeren. Dat geldt met name ook voor de werkomgeving en gebouwbeheer. Wat gisteren nog perfect op de behoeften van de werknemers inspeelde, is vandaag al gedateerd. Gebouwen worden anders gebruikt, de manier van werken verandert, er komen nieuwe uitdagingen zoals flexplekken, mobiele ondersteuning, laadpalen. Dat alles manueel beheren, wordt vroeg of laat gewoonweg onhoudbaar.

Digitaliseren: zo gaat dat

Digitale transformatie in het vastgoed loopt doorheen een aantal fasen, die elk voordelen bieden, maar ook uitdagingen inhouden. Hoe snel en hoe ver je wil gaan, hangt af van je context en doelstellingen. Met deze tips kun je als organisatie meer uit gebouwen halen:

  1. Integreer informatiestromen in één platform

Weet wat je hebt en in welke staat het zich bevindt. Met moderne software kun je CAD of BIM-modellen importeren in FM-software, zodat je essentiële gebouwinformatie niet opnieuw moet verzamelen. Op basis van conditiemeting (middels de NEN 2767) van gebouwen en installaties stel je vervolgens een MJOP (meerjarenonderhoudsplanning) op om vastgoed preventief en proactief te beheren. Het vervangingsmoment van bestaande technische installaties is daarbij bij uitstek een geschikt investeringsmoment voor verduurzaming. Vastgoedsoftware geeft ook inzicht in de performantie van / gebouwen en de totale kosten van huisvesting. Hierdoor kunnen gefundeerde beslissingen worden genomen over de vastgoedportefeuille.

  1. Automatiseer facilitaire processen

Door het automatiseren van processen zoals storingsmeldingen en werkorders kun je veel tijd winnen, (manuele) fouten vermijden en steeds op de hoogte blijven van de huidige status middels push-notificaties. Mobiele tools geven technici onderweg toegang tot alle relevante informatie en laten toe om on the go informatie te capteren (verbruikte wisselstukken voor stockbeheer en facturatie, registratie gewerkte tijd, digitale ondertekening van de klant voor akkoord, etc.). Business intelligence geeft middels dashboards en rapporten inzicht in de prestaties en toont of leveranciers voldoen aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen.

  1. Benut realtime-datacaptatie (IoT) voor beter ruimtegebruik

Veel organisaties verspillen maar liefst de helft van hun ruimte. Door de populariteit van hybride werken is de bezetting van werkplekken zelfs nog verder gedaald. Met andere woorden, het besparingspotentieel is enorm. Met kleine sensoren kun je continu de bezetting van zalen en werkplekken meten en in kaart brengen. Daardoor komt er zicht op de werkelijke bezeting en benutting en kunnen zowel de totale oppervlakte als configuratie van de werkomgeving geoptimaliseerd worden. Daarnaast kun je ook de luchtkwaliteit opvolgen en zorgen voor een gezond binnenklimaat, wat niet alleen het welbevinden van medewerkers bevordert, maar ook hun productiviteit.

  1. Plaats de gebouwgebruiker centraal

Een performante werplek is meer dan ooit essentieel voor de prestaties en het competitief vermogen van een bedrijf. Met IoT data en mobiele apps kun je medewerkers realtime begeleiding bieden op de werkplek en het samenwerken faciliteren. De werkomgeving wordt als het ware transparant en responsief. Medewerkers zien op hun telefoon (en andere digitale touchpoints) onmiddellijk of een ruimte vrij is of waar collega’s zich bevinden, ook als dat op een andere verdieping is.

  1. Maak de dienstverlening efficiënt en dynamisch

Gebruik digitale tools om dienstverleners en schoonmaakteams efficiënter te laten werken, waarbij ze hun taken op digitale plattegronden zien. Zo’n mobiele app maakt papier overbodig en geeft voor iedereen begrijpbare werkinstructies met iconen en kleurgecodeerde plattegronden. Dit kan worden gekoppeld aan het IoT, waardoor de dienstverlening nog dynamischer wordt. In plaats van volgens rigide schema’s te werken, hou je dan rekening met de activiteiten in het gebouw op basis van realtime sensorinformatie en meldingen. Dit verhoogt de motivatie van servicemedewerkers en de tevredenheid van gebouwgebruikers.

Meer informatie
Banner nieuwsbank