Reserveren is het nieuwe gebruiken

Facilitair verantwoordelijken zien zich vaak geplaatst voor het dilemma om bij de verdeling van hun budget te bezuinigen op het een om voor het ander meer te kunnen uitgeven. Toch kan dat in een aantal gevallen vermeden worden door niet te bezuinigen op de dienstverlening, maar door een beter benutten van de faciliteit. Dit laatste kan gerealiseerd worden door deze allen nog ter beschikking te stellen na reservatie.

In beginsel kan in de organisatie alles gereserveerd worden. Naast ruimtes valt te denken aan faciliteiten als audiovisuele apparatuur, catering, vervoersmiddelen en zelfs het tijdbeslag van medewerkers door middel van bezoekersregistratie. Hun gemeenschappelijke noemer is, dat het beslag dat daarop wordt gelegd vooraf wordt vastgelegd, zodat het efficiënter kan verlopen.

Naast het financiële voordeel heeft reservatie in het algemeen ook als voordeel, dat de personen die er gebruik van maken, vooraf beter geïnformeerd kunnen worden, voorzien worden van een agenda, eventueel in catering kan worden voorzien, werkzaamheden in de rustige periodes gedaan, het tijdsbeslag gereguleerd is, annuleringen gemakkelijker verwerkt, onderhoud beter gepland, etc. Reservatie gaat daarmee veel verder dan alleen het gebruik zelf.

Specifieke reservaties hebben dan weer hun specifieke voordelen, zoals de gewenste tafelopstelling, het rekening houden met allergieën of voedselvoorkeuren bij de catering; of door een geïntegreerde bezoekersbeheerfunctie een efficiënte registratieflow van inchecken bereiken, vanaf inchecken van bezoekers en het afdrukken van bezoekersbadges tot en met automatisch bezoekersverwittiging en rapportages over bezoekers.

Over de veelzijdigheid van reservaties kunnen bezoekers op de beursvloer kennis en informatie vergaren bij diverse deelnemers, die hen kennis kunne laten maken met alle varianten.