Home 9 Onderwerpen 9 Structuur brengen in stroom interne- en externe documenten

Structuur brengen in stroom interne- en externe documenten

Grote hoeveelheden documenten worden dagelijks uitgewisseld binnen en tussen organisaties. Een deel daarvan wordt weggegooid, maar het grootste deel moet bewaard blijven.

Het gaat om gedrukte of geschreven bewijsstukken, tekstbestanden of een verzameling van gegevens op papier. Documenten kunnen zelf worden vervaardigd of van buiten via de post of digitaal worden aangeboden. De stromen interne- en externe documenten moeten in beeld zijn en hierin moet structuur worden gebracht. Er moet dus documentenbeheer zijn. Grotere bedrijven hebben een sectie documentatie en informatievoorziening, die registreert, distribueert en bewaakt de inkomende en uitgaande post, zowel de papieren – als de digitale stroom. Ook kleinere bedrijven moeten zorgen voor een goed documentenbeheer en dus beleid maken. Archiveren hoort hierin opgenomen te zijn. Belangrijk want de vastlegging en het terugvinden van een document zal de juridische basis zijn bij het oplossen van onvolkomenheden. Gemakkelijk gezegd dan gedaan. Hoe pak ik dit aan, welke systemen ondersteunen dit, wat zegt de wet, et cetera?