In iedere organisatie waar meer dan één persoon werkzaam is, komen normaal gesproken vergaderingen voor. Soms worden ze ook wel onder de noemer overleg geplaatst.
Tijdens een vergadering zijn verschillende materialen nodig, afhankelijk van de soort vergadering die gehouden wordt. De facilitaire dienst moet zorg dragen dat iedereen de juiste voorzieningen heeft om zijn/haar werk uit te voeren en de organisatie de vastgestelde doelen kan behalen. Vergaderfaciliteiten behoren daartoe. Denk daarbij aan de zaal, de inrichting, de informatie- en communicatietechnologie, audiovisuele ondersteuning, interactie mogelijkheden, het vastleggen en beheren van de ruimte, aanpasbaarheid van de ruimte en het vergadersysteem zelf. De mogelijkheden voor vergadersystemen zijn enorm. De basis van een vergadersysteem bestaat uit een vergadercentrale met voorzittersmicrofoon en het gewenste aantal deelnemersposten. Optioneel kan meer apparatuur gekoppeld worden aan de centrale, zoals verlichting, klimaatbeheersing, projectiemiddelen en camera’s. Ook kan het systeem worden uitgebreid met opnameapparatuur voor beeld en geluid en stemmodules en vertaling.
