Optimaal vergaderen begint met de juiste opzet

Bij vergaderen komt meer kijken dan alleen samen komen, wat overleggen en dan weer aan het werk. Wie optimaal wil vergaderen, heeft allerhande mogelijkheden ter beschikking. Niet alleen voor het vergaderen, maar ook tijdens en na het overleg. Kwestie van de juiste opzet.

Optimaal kunnen vergaderen begint met de juiste vergaderruimte. Mede afhankelijk van de inrichting gaat het vergaderen beter of slechter. Zo is ruimte-akoestiek essentieel voor de verstaanbaarheid. Denk bij de inrichting ook aan het presentatiemeubilair, waaronder verrijdbare displays. Natuurlijk is de vergaderruimte uitgerust met audiovisuele middelen, zoals spreek/luisterverbinding, beeldscherm(en) en projectiemogelijkheden. De daarbij behorende software inbegrepen. Als er aan het vergaderen een of meerdere personen op afstand meedoen, dienen de mogelijkheden voor videoconferencing op orde te zijn. Zijn er naast deelnemers ook toehoorders, let dan op de draadloze mogelijkheden.

Ter aanvulling van het optimaal vergaderen zijn er eveneens de nodige systemen beschikbaar voor ruimtereservering, het bijhouden van de agenda, het maken van notulen, het uitwisselen van documenten en de beveiliging. En uiteraard de catering niet te vergeten, want koffie, thee of een vruchtensapje spelen zo hun eigen rol in het optimaal vergaderen. Niet alleen randvoorzieningen, die het vergaderen optimaliseren, zo niet mogelijk maken, maar ook volop aanwezig zijn op de beursvloer.