Met een ergonomiepaspoort altijd inzicht in de werkplek

In een tijd waarin het welzijn van medewerkers steeds belangrijker wordt, is het van essentieel belang om de inrichting van werkplekken gestructureerd te kunnen aanpakken. Een ergonomiepaspoort, waarin werkplekken zijn gedocumenteerd biedt de mogelijkheid om deze te evalueren en te verbeteren. Zo bevordert het gebruik daarvan niet alleen de efficiëntie, maar ook de gezondheid van werknemers.

Een ergonomiepaspoort is een document dat gedetailleerde informatie bevat over de inrichting van de werkplek, inclusief de gebruikte meubels, apparatuur en specifieke aanpassingen voor individuele werknemers. Dit document kan dienen als naslagwerk voor zowel de facilitair verantwoordelijke als de medewerkers. Het biedt inzicht in hoe de werkplek was ingericht op het moment van evaluatie en kan helpen bij toekomstige aanpassingen en verbeteringen.

Het bijhouden van een ergonomiepaspoort biedt voordelen voor zowel de organisatie als de medewerkers:

• In het ergonomiepaspoort is vastgelegd hoe de werkplek oorspronkelijk is ingericht en wat essentieel is voor toekomstige evaluaties.
• Door inzicht te hebben in de ergonomische aanpassingen kan de facilitair verantwoordelijke gericht advies geven om gezondheidsklachten te voorkomen.
• Bij evaluatie van de werkplek kan het ergonomiepaspoort als referentie dienen, waardoor de evaluatie sneller en efficiënter verloopt.
• Het gebruik van een ergonomiepaspoort kan medewerkers bewust maken van het belang van een goede werkplek en hen aanzetten tot het nemen van verantwoordelijkheid voor hun eigen werkomgeving.

Het opstellen van een ergonomiepaspoort vergt een gestructureerde aanpak, waarbij het van belang is het document zorgvuldig samen te stellen:

• Alvorens een ergonomiepaspoort op te stellen, is het van belang om een gedetailleerde inventarisatie van de werkplek te maken. Dit omvat naast het type meubels (bureaus, stoelen, etc.) en de gebruikte apparatuur (computers, toetsenborden, muizen, etc.) ook de indeling van de werkplek (individueel of teamgericht). Eventuele ergonomische hulpmiddelen (zit-sta bureaus, monitorsteunen, etc.) kunnen toegevoegd worden.
• Na de inventarisatie kan de werkplek worden beoordeeld door observaties en gesprekken met medewerkers. Is het meubilair instelbaar en afgestemd op de individuele werknemer? Wordt er gebruikgemaakt van ergonomische hulpmiddelen? Zijn er signalen van fysieke klachten bij medewerkers?
• De bevindingen van de inventarisatie en beoordeling worden gedocumenteerd in het ergonomiepaspoort. Daarin staan dan een beschrijving van de werkplek en de inrichting; een overzicht van de gebruikte meubels en apparatuur; oplossingen en aanbevelingen voor eventuele verbeteringen; en een tijdlijn voor toekomstige evaluaties en aanpassingen.
• Na het opstellen van het ergonomiepaspoort is het belangrijk om de aanbevelingen in de praktijk te brengen. Faciliteer de nodige aanpassingen en organiseer periodieke evaluaties om te controleren of de werkplek blijft voldoen aan de ergonomische eisen.