Home » Kennisbijdragen » Get-IT ontzorgt de IT-er

Get-IT ontzorgt de IT-er

De afgelopen twee jaar heeft een groot deel van de Nederlanders thuisgewerkt en nu de maatschappij weer volledig open is, blijkt dat men er niet meer zo happig op is om elke dag naar kantoor te moeten. Veel werknemers hebben de voordelen ervan ervaren en ook de meeste werkgevers zijn inmiddels bereid om deze stap door te voeren. Volgens het CPB zal het gemiddeld aantal uren dat men vanuit huis werkt, verdubbelen van vier uur per week naar 8 uur per week. Wat betekent dit voor bedrijven die er juist bij gebaat zijn dat zoveel mogelijk mensen op kantoor werken?

Jaski Automaten B.V. (hierna Jaski te noemen) is groot geworden met het leveren van koffieautomaten. Zo’n 30 jaar geleden heeft zij haar expertise uitgebreid naar de vendingautomaten. Veelal worden ze geplaatst op kantoren en in kantines. Men zou verwachten dat Jaski tot een van die bedrijven behoort die direct of indirect merken dat kantoren verkleinen of zelfs verdwijnen.

Verrassend genoeg zien we juist het tegenovergestelde gebeuren. De vendingautomaat is terrein aan het winnen binnen de catering en de bedrijfskantine. Want niet alleen is de vertrouwde spiraalautomaat inzetbaar voor de verkoop van snoep, chips en frisdrank, maar steeds meer klanten hebben ontdekt dat hij ook gebruikt kan worden voor de verkoop van (vers belegde) broodjes, salades en melkproducten. Tijdens de lockdown kwam bij de afdeling Verkoop regelmatig de vraag binnen of een aantal spiralen aangepast kon worden, zodat men zelftesten, mondmaskers en hygiënegel kon aanbieden. In de meeste gevallen waren er geen aanpassingen nodig en kon de klant gelijk aan de slag. Dus tijdens Corona is de multifunctionele vendingautomaat ontdekt. Klanten kunnen hiermee o.a. de openingstijden van de bedrijfskantine verkorten of zorgen dat bepaalde voorzieningen ook voor de nachtploeg beschikbaar zijn. Toch wordt één afdeling, die belangrijk is voor de continuïteit binnen het bedrijf en daarom geacht wordt te allen tijde aanwezig te zijn, hiermee vergeten: de afdeling IT.

Do you Get-IT?
Niets is zo vervelend als een laptop die gecrasht is, een verbinding met Teams die wegvalt, een headset met ruis op de lijn, de voorbeelden zijn legio. Gefrustreerd met de laptop in de arm gaat men naar de afdeling IT of naar de Servicebalie, waar de wachttijd regelmatig oploopt, omdat de IT-er met een andere uitdaging bezig is, of omdat het uitgiftesysteem van een nieuw toetsenbord zo’n administratieve rompslomp is. De tijd die men hieraan kwijt is, is kostbaar en vaak ook beter te besteden. Wat zou het dan handig zijn als er een automaat is die deze IT-producten kan uitgeven.

Hoe werkt het?
Jaski heeft op een aantal plekken in het land een oplossing geplaatst voor bovengenoemde IT-uitdagingen door de Vendo Global Design van SandenVendo te plaatsen die zo ingericht is, dat men hier headsets, USB-sticks, batterijen en zelfs toetsenborden uit kan halen. Voor deze oplossing is Jaski de samenwerking aangegaan met Ximedes en is Get-IT ontstaan. Doordat de meeste werkgevers aan hun werknemers de producten gratis willen verschaffen, zijn deze zogenoemde non-foodautomaten uitgerust met een gesloten betaalsysteem, eventueel geïntegreerd in klanten ID- of ERP-systemen. Dat houdt in dat men alleen een product uit de automaat kan halen door middel van een personeelspas of -tag, en dus niet toegankelijk is voor mensen buiten het bedrijf. Ook is het met deze systemen mogelijk om op afstand inzicht te krijgen welke producten uitgegeven zijn (en dus aangevuld moeten worden) en wie ze uit de automaat gehaald hebben. Het instellen van een limiet zorgt ervoor dat niet alle markeerstiften of batterijen direct uitverkocht zijn. Dit kan door middel van een vast bedrag per maand of per jaar dat werknemers kunnen aanwenden om spullen uit de automaat te halen. En voor artikelen zoals toetsenborden of muizen kan het wenselijk zijn dat deze een keer per periode uitgegeven worden, om te voorkomen dat men elke maand een nieuwe aanschaft.

Efficiënt wisselsysteem
Het klinkt allemaal heel futuristisch om IT-oplossingen via een vendingautomaat aan te bieden, maar er zullen altijd producten zijn die niet via deze automaat aangeboden kunnen worden, omdat ze daar te kwetsbaar, te duur of te gecompliceerd voor zijn. Te denken valt aan de laptop, een nieuwe telefoon of de

dure handheld van de orderpicker of chauffeur. Deze producten zijn te groot en te zwaar voor de spiralen en/of productlift. Ook moeten ze vaak van tevoren geconfigureerd worden. En wat als deze producten storing hebben of gecrasht zijn? Waar laat men dan de oude spullen die gerepareerd of afgevoerd moeten worden? Men wil natuurlijk voorkomen dat belangrijke bedrijfsgegevens op een oude laptop in de onderste lade van het bureau blijven liggen, of erger, dat hij op mysterieuze wijze verdwijnt. Jaski biedt naast de klassieke vendingautomaat ook een lockersysteem aan. Deze oplossing kan gekoppeld worden aan de vendingautomaat, maar kan ook op zichzelf staand functioneren.

Get-IT safe
Get-IT neemt dus op veel vlakken werk uit handen van de IT-er en zorgt voor een snelle en efficiënte oplossing, zodat de werknemer in korte tijd weer fluitend aan het werk kan en de IT-er zijn kostbare tijd kan besteden aan andere projecten. Maar ja, men legt wel al het vertrouwen in handen van een automaat. Wat als een medewerker zegt dat het toetsenbord niet is uitgegeven en dat het limiet wel is afgeschreven? Op deze vragen heeft SandenVendo wat bedacht. In de uitgiftebak zitten sensoren die registreren of een product uitgegeven is of niet. Pas als zij de uitgifte detecteren, wordt de limiet afgeschreven. Als het product niet in de uitgiftebak terecht is gekomen, dan zal de automaat ook geen afschrijving doen. De software registreert dat de een actie niet volledig is uitgevoerd.

Eenzelfde soort beveiliging is ingebouwd in de locker. Ximedes kan op de minuut nauwkeurig uitlezen wanneer een vak opengemaakt is en met welke tag of personeelspas. Overigens ziet zij alleen de nummers en geen personeelsgegevens. Welk nummer aan welk personeelslid gekoppeld is, is alleen inzichtelijk voor het bedrijf zelf.

Nog een keer de voordelen op een rij